Dostęp Otwarty

Podatki

Pułapki kasy fiskalnej

Edyta Szewerniak-Milewska

Prowadzący własną praktykę lekarze i lekarze dentyści stracili w 2015 roku prawo do zwolnienia z obowiązku stosowania kas fiskalnych. Opublikowano odpowiednie rozporządzenie w tej sprawie (Dz.U. z 2014 r. poz. 1544). Nie wszyscy lekarze muszą jednak takie urządzenie instalować.

Kas fiskalnych używa się wyłącznie w obrocie konsumenckim, co oznacza dokonywanie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Najprościej mówiąc, lekarzowi kasa potrzebna jest, gdy pacjent osobiście zapłaci mu za świadczenie.

Dlatego też nie muszą jej instalować lekarze, którzy nie prowadzą indywidualnej lub grupowej praktyki lekarskiej, ale mają wyłącznie umowy cywilnoprawne ze szpitalami lub innymi placówkami medycznymi, z którymi rozliczają się fakturami. Obowiązek posiadania kasy nie dotyczy także świadczących usługi medyczne realizowane na podstawie umowy z NFZ. Do odpłatnej usługi nie dochodzi bowiem między lekarzem a pacjentem, tylko między lekarzem a NFZ. Podobna sytuacja dotyczy tzw. pakietów medycznych, w tym usług medycyny pracy. Korzystają z nich wprawdzie pracownicy, czyli osoby fizyczne, ale umowa łączy lekarza lub placówkę medyczną z pracodawcą danego pracownika, a nie z samym pracownikiem.

W związku z usługami medycyny pracy w komentarzach na naszej stronie internetowej (www.podyplomie.pl) pojawiło się pytanie, czy obowiązek instalowania kasy będzie dotyczył lekarza medycyny pracy, który przeprowadza badania profilaktyczne osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą. – Taki obowiązek nie powstanie, jeśli lekarz wystawi pacjentowi fakturę na jego firmę – tłumaczy Joanna Dmowska, prawnik specjalizujący się w zakresie podatku VAT. – Wtedy pacjent nie będzie traktowany jako osoba fizyczna, tylko jako podmiot gospodarczy.

Warto też zaznaczyć, że lekarze, którzy świadczą usługi zarówno prywatnie, jak i w ramach kontraktu z NFZ lub z innym podmiotem, mają obowiązek ewidencjonować na kasie wyłącznie te czynności, które wykonują bezpośrednio na rzecz pacjentów, osób fizycznych.

Koniecznie za to trzeba pamiętać o innej rzeczy. 1 marca 2015 roku jest ostatecznym terminem rozpoczęcia ewidencjonowania na kasie fiskalnej dla lekarzy, którzy w 2014 roku korzystali ze zwolnienia, bo świadczyli nie więcej niż 50 usług zdrowotnych dla nie więcej niż 20 osób fizycznych (wszystkie te usługi udokumentowali fakturami), oraz dla tych, którzy nie przekroczyli z tytułu rocznego obrotu z działalności na rzecz osób fizycznych kwoty 20 tys. zł albo zrobili to w grudniu 2014 roku. Jeśli ten limit został przekroczony np. w listopadzie 2014 roku – kasę fiskalną będą musieli wprowadzić już do 1 lutego 2015 roku, jeśli w październiku – termin minął 1 stycznia 2015 roku.

– Nie warto spóźniać się z realizacją tego obowiązku – ostrzega Joanna Dmowska. – Oznacza to bowiem utratę ulgi za zakup kasy (maksymalnie 700 zł za każde urządzenie) oraz naraża podatnika na konsekwencje finansowe w przypadku wykrycia przez kontrolę skarbową wykonywania usług medycznych z pominięciem kasy fiskalnej.

Jak otrzymać ulgę na zakup kasy fiskalnej

Lekarze, których dotyczy obowiązek zainstalowania w prowadzonej działalności kasy fiskalnej, powinni się z niego terminowo wywiązać. Inaczej stracą możliwość otrzymania częściowej rekompensaty wydatku za zakup tego urządzenia, popularnie zwanej ulgą na zakup kasy.

Skupimy się na administracyjnych obowiązkach związanych z rejestracją i instalacją kasy oraz wyliczeniu przysługującej lekarzom ulgi na jej zakup.

UWAGA! Prawo do skorzystania z ulgi mają podatnicy, którzy dopiero rozpoczynają ewidencjonowanie na kasie. Co istotne, przysługuje ono jedynie przy pierwszym zgłoszeniu kasy lub kas do naczelnika urzędu skarbowego, dlatego warto rozważyć, czy w działalności lekarz potrzebować będzie tylko jednej kasy, czy może dwóch lub trzech. Jeśli nie zgłosi ich od razu, ulga na ich zakup już tych urządzeń nie obejmie.

Obowiązki informacyjne

Podstawą ubiegania się o ulgę na zakup kasy jest posiadanie dowodu zapłaty całej należności, dopełnienie obowiązków informacyjnych wobec naczelnika właściwego urzędu skarbowego oraz rozpoczęcie ewidencjonowania w terminie. Cała procedura wygląda następująco:

1. Przed rozpoczęciem ewidencjonowania na kasie

Należy zawiadomić naczelnika właściwego urzędu skarbowego o zamiarze rozpoczęcia ewidencjonowania. Zawiadomienie to (wg wzoru z załącznika nr 1 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących Dz.U. z 2013 r. poz. 363) zawiera informacje o liczbie kas i miejscu (adresie) ich używania. Jeśli lekarz zamierza ewidencjonować sprzedaż świadczeń tylko przy użyciu jednej kasy, może skorzystać z pewnego uproszczenia. Wystarczy, jeśli informację o liczbie kas i miejscu (adresie) ich używania złoży od razu na formularzu zgłoszenia danych dotyczących kasy (jego wzór zawiera załącznik nr 2 do ww. rozporządzenia). W takim przypadku musi być ono jednak złożone przed powstaniem obowiązku ewidencjonowania, czyli przed zaewidencjonowaniem na kasie pierwszej sprzedaży. Lekarze, którzy będą potrzebować więcej niż jednej kasy, nie mogą skorzystać z tego uproszczenia, dlatego muszą złożyć naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego i zawiadomienie, i zgłoszenie.

Uwaga między innymi na błędy w zgłoszeniach!

W składanych w urzędzie skarbowym zgłoszeniach danych dotyczących kas zdarzają się błędy, które mogą powodować wydłużenie całej procedury.

Najczęściej zdarzają się pomyłki w adresie miejsca instalacji kasy, błędy w numerze unikatowym lub fabrycznym kasy, różnice w dacie fiskalizacji wynikające ze zgłoszeń dokonanych przez podatnika i przez serwis, brak podpisu na zgłoszeniu itd. Warto więc zwrócić na to uwagę i przy wypełnianiu zgłoszenia korzystać z informacji wpisanych w książce kasy rejestrującej.

Kasa fiskalna jest gotowa do ewidencjonowania sprzedaży (w przypadku praktyki lekarskiej – usług medycznych) od chwili jej fiskalizacji. Cała procedura może trwać jednak jeszcze kilka tygodni.

Jeżeli lekarz chce stosować kasę np. już od 2 marca 2015 roku, bo w poniedziałki przyjmuje pacjentów w prywatnym gabinecie, musi ją do tego czasu zafiskalizować i złożyć zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego. Jeśli kasy użyje po raz pierwszy np. 6 marca 2015 roku – do tego dnia musi dopełnić tych formalności.

Jeśli lekarz zdecyduje, że będzie używał większej liczby kas fiskalnych,musi je wszystkie zgłosić do urzędu skarbowego, a minimum jedną piątą z nich zacząć użytkować. Potem co miesiąc musi wprowadzać do użytku kolejne urządzenia, w liczbie nie mniejszej niż w pierwszym miesiącu.

Jeżeli zdecydował, że będzie użytkował np. trzy kasy, to od 1 marca musi wprowadzić jedną kasę, a następne w kolejnych miesiącach.

2. Przed rozpoczęciem ewidencjonowania na kasie

Serwisant kas dokonuje fiskalizacji kasy lub kas kupionych przez lekarza. Polega to na jednokrotnym i niepowtarzalnym uaktywnieniu trybu fiskalnego pracy kasy z równoczesnym wpisaniem numeru identyfikacji podatkowej podatnika (NIP) do pamięci fiskalnej. Fiskalizacja jest potwierdzana wykonaniem raportu fiskalnego dobowego, którego wydruk należy dołączyć do książki kasy. Od tego momentu kasa ewidencjonuje w trybie fiskalnym każdą sprzedaż usług medycznych dokonaną przy jej użyciu.

3. W ciągu siedmiu dni od dnia fiskalizacji kasy

Lekarz używający więcej niż jednej kasy rejestrującej składa zgłoszenie danych dotyczących kasy (wg załącznika nr 2 do ww. rozporządzenia) do naczelnika właściwego urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy. Zgłoszenie to musi złożyć również lekarz, który wykorzystuje tylko jedną kasę. Powinien jednak pamiętać, że jeśli nie składał wcześniej zawiadomienia, o którym mowa w punkcie 1, nie może zrobić tego później niż przed rozpoczęciem ewidencjonowania. W tym samym czasie swoje zgłoszenie składa także podmiot prowadzący serwis kas. Warto pamiętać, że zgłoszenie danych dotyczących kasy przez podmiot prowadzący serwis nie zwalnia z tego obowiązku podatnika, i odwrotnie.